Keurmap · Gidsen
HKZ Kleine Organisaties: wat is het en voor wie?
Kort antwoord. HKZ Kleine Organisaties (HKZ KO, norm 143) is een kwaliteitskeurmerk voor zorg- en welzijnsorganisaties met maximaal 10 fte. Daarbij tellen alle medewerkers mee, ongeacht hoe ze bij je werken, dus ook ingehuurde zzp'ers en uitzendkrachten. De organisatie heeft één vestiging en één management; werken op meerdere locaties mag wel. Een certificerende instelling beoordeelt met audits of je kwaliteitssysteem voldoet. Het certificaat is drie jaar geldig: na de eerste audit volgen twee opvolgaudits en daarna een hercertificering. HKZ is wettelijk niet verplicht, maar veel gemeenten en inkoopregio's vragen bij de inkoop van zorg een keurmerk of een aantoonbaar kwaliteitssysteem.
Begin met je klachtenregeling, gratis
Voor wie is HKZ Kleine Organisaties?
- Zorg- en welzijnsorganisaties met maximaal 10 fte. Alle medewerkers tellen mee, ongeacht het soort contract. Bij de berekening kan bijvoorbeeld worden gekeken naar het boekjaar voor de certificering.
- Organisaties met één vestiging en één management. Activiteiten op meerdere locaties zijn toegestaan.
- Groeit je organisatie boven de 10 fte, dan past dit keurmerk niet meer en heb je een ander keurmerk nodig, zoals ISO 9001.
Hoe werkt de certificering?
- Kwaliteitssysteem inrichten. Je legt vast hoe je werkt en zorgt dat je het kunt aantonen.
- Initiële audit. Een auditor van een certificerende instelling beoordeelt je kwaliteitssysteem.
- Twee opvolgaudits. De auditor komt terug om te zien of je systeem in de praktijk werkt en bijgehouden wordt.
- Hercertificering. Na de tweede opvolgaudit volgt een hercertificering, en krijg je een nieuw certificaat voor drie jaar.
De certificerende instelling mag je niet adviseren, omdat ze onafhankelijk moet blijven. Ze mag haar bevindingen wel toelichten. Voor het inrichten van je systeem ben je dus zelf aan zet, eventueel met een adviseur of een hulpmiddel.
Wat moet je kunnen laten zien?
Kiwa noemt in haar tips voor HKZ KO onder meer deze onderdelen die je vastlegt en bijhoudt:
- risicoanalyses, een contextanalyse en een RI&E;
- incidenten, klachten en verbeteracties;
- scholing en functioneringsgesprekken;
- klanttevredenheid;
- de managementbeoordeling.
Daarnaast heb je documenten nodig die de wet van elke zorgaanbieder vraagt, los van HKZ:
| Document | Waar het vandaan komt |
|---|---|
| Klachtenregeling | Wkkgz art. 13 tot en met 18; Jeugdwet art. 4.2.1; Wmo 2015 art. 3.2 |
| Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling | Wkkgz art. 8; Wmo 2015 art. 3.3; Jeugdwet art. 4.1.7 |
| Procedure om incidenten intern te melden | Wkkgz art. 9 |
| VOG-beleid voor medewerkers | Wmo 2015 art. 3.5; Jeugdwet art. 4.1.6; Wkkgz art. 4 (voor bepaalde zorg) |
| Klachtenjaarverslag | Jeugdwet art. 4.3.1 (alleen jeugdhulp) |
Is HKZ verplicht?
Nee, wettelijk niet. De Wkkgz vraagt wel een kwaliteitssysteem, een klachtenregeling en een manier om incidenten te melden. Of je een keurmerk nodig hebt, hangt af van je opdrachtgever: steeds meer gemeenten en inkoopregio's vragen bij de inkoop van Wmo en jeugdhulp een keurmerk of een aantoonbaar kwaliteitssysteem, en wat ze precies vragen verschilt per regio. Kijk daarom in de inkoopstukken of het contract van jouw gemeente.
Starten als zorgaanbieder?
Sinds 2022 moet je je als nieuwe zorgaanbieder vóór de start melden bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (Wet toetreding zorgaanbieders). Ook zzp'ers vallen daaronder. Een vergunning is voor zzp'ers en voor Wmo en jeugdhulp niet nodig.
Keurmap houdt je HKZ-dossier het hele jaar bij
Documenten op maat, een jaarcyclus met seintjes voordat iets verloopt, en je auditmap in één klik. Probeer het nu met een gratis klachtenregeling.
Bronnen
- Kiwa: veelgestelde vragen HKZ Kleine Organisaties
- Kiwa: 5 praktische tips voor HKZ KO
- Wkkgz · Wmo 2015 · Jeugdwet
- Ondernemersplein: meldplicht nieuwe zorgaanbieders
Deze gids is algemene informatie en geen advies. Keurmap is niet verbonden aan Stichting HKZ, Kiwa of andere certificerende instellingen. HKZ is een merk van Stichting HKZ.